Rozwój przedsiębiorstwa zazwyczaj kojarzy się z pozyskiwaniem nowych klientów, zwiększaniem sprzedaży, rozbudową zespołu i poszerzaniem oferty. Rzadziej zwraca się uwagę na to, czy wykorzystywany system ERP rozwija się w tym samym tempie.
Rozwiązanie, które dobrze odpowiadało potrzebom kilkuosobowej firmy, po kilku latach może przestać wystarczać większej organizacji. Nie zawsze oznacza to konieczność natychmiastowej wymiany całego oprogramowania. Jest to jednak wyraźny sygnał, że warto przeanalizować jego konfigurację, zakres wykorzystywanych funkcji oraz dopasowanie do aktualnych procesów.
Dlaczego firma może „wyrosnąć” ze swojego systemu?
Podczas wdrożenia system ERP jest konfigurowany na podstawie określonej struktury firmy, liczby użytkowników oraz ówczesnego sposobu działania. Z czasem przedsiębiorstwo może jednak otworzyć nowe oddziały, rozbudować ofertę, zmienić model sprzedaży lub wprowadzić dodatkowe poziomy zarządzania.
Jeżeli system nie jest rozwijany wraz z organizacją, pracownicy zaczynają radzić sobie inaczej. Powstają dodatkowe arkusze, własne zestawienia i procedury funkcjonujące poza głównym środowiskiem. Początkowo pomagają one szybko rozwiązać konkretny problem. W dłuższej perspektywie mogą jednak prowadzić do niespójności danych i utrudniać zarządzanie.
Poniżej przedstawiamy siedem sygnałów, które mogą świadczyć o tym, że obecne rozwiązanie wymaga ponownej analizy.
1. Coraz więcej danych znajduje się poza systemem ERP
Jeżeli ważne informacje są przechowywane w prywatnych arkuszach pracowników, wiadomościach e-mail lub osobnych aplikacjach, system przestaje być głównym źródłem wiedzy o firmie.
Taka sytuacja zwiększa ryzyko pracy na nieaktualnych danych. Utrudnia również przejęcie obowiązków podczas nieobecności pracownika, ponieważ część wiedzy może być dostępna tylko dla jednej osoby.
2. Przygotowanie raportu wymaga ręcznego łączenia informacji
System ERP powinien dostarczać osobom zarządzającym dane potrzebne do oceny sytuacji przedsiębiorstwa. Jeżeli przygotowanie raportu sprzedażowego, finansowego lub magazynowego wymaga eksportowania kilku plików i ich ręcznego porównywania, może to świadczyć o niedopasowaniu konfiguracji do aktualnych potrzeb.
Warto wówczas ustalić, jakie informacje są naprawdę potrzebne zarządowi i czy można uzyskać je bezpośrednio z wykorzystywanego rozwiązania.
3. Te same informacje są wprowadzane w kilku miejscach
Wielokrotne przepisywanie tych samych danych zabiera czas i zwiększa ryzyko pomyłek. Może również powodować powstawanie kilku wersji tej samej informacji.
Jeśli pracownicy regularnie wykonują takie czynności, należy sprawdzić, czy poszczególne obszary systemu są właściwie skonfigurowane i czy wykorzystywany zakres funkcji odpowiada obecnej strukturze organizacji.
4. System nie odzwierciedla rzeczywistego przebiegu pracy
Procesy w firmie zmieniają się wraz z jej rozwojem. Pojawiają się nowe role, etapy akceptacji oraz zakresy odpowiedzialności. Jeśli system nadal odzwierciedla strukturę sprzed kilku lat, pracownicy zaczynają obchodzić jego ograniczenia.
W efekcie część działań odbywa się poza systemem, a osoby zarządzające nie mają pełnego obrazu realizowanych procesów.
5. Dostęp do potrzebnych informacji zależy od konkretnej osoby
W dobrze uporządkowanym środowisku biznesowym wiedza o firmie nie powinna być uzależniona od obecności jednego pracownika.
Jeśli tylko wybrana osoba wie, gdzie znajduje się dany raport, jak sprawdzić stan realizacji zamówienia lub jak połączyć informacje z kilku obszarów, może to wskazywać na niewłaściwą organizację danych albo niedostateczne wykorzystanie możliwości systemu.
6. Każda zmiana w firmie powoduje problemy techniczne
Nowy oddział, dodatkowy magazyn, kolejny kanał sprzedaży czy zmiana struktury zespołu nie powinny prowadzić do długotrwałego chaosu.
System ERP powinien zapewniać możliwość rozwoju wraz z przedsiębiorstwem. Jeśli nawet niewielka zmiana biznesowa wymaga tworzenia kolejnych obejść, warto sprawdzić, czy obecne rozwiązanie może zostać odpowiednio rozbudowane.
7. System nie wspiera planów rozwoju firmy
Analizując wykorzystywane narzędzia, należy patrzeć nie tylko na aktualną sytuację, ale również na plany przedsiębiorstwa.
Jeżeli firma zamierza zwiększyć skalę działalności, otworzyć nowe lokalizacje, rozbudować sprzedaż lub zmienić sposób zarządzania, warto wcześniej ocenić, czy obecny system będzie w stanie obsłużyć nową strukturę.
Czy każdy z tych sygnałów oznacza konieczność zmiany systemu?
Nie. Problemy mogą wynikać z nieaktualnej konfiguracji, niewykorzystywania dostępnych funkcji, nieodpowiedniego dopasowania modułów lub zmian, które zaszły w przedsiębiorstwie od czasu wdrożenia.
Dlatego pierwszym krokiem powinno być rozpoznanie rzeczywistych potrzeb firmy. Analiza pozwala określić, które elementy obecnego środowiska działają prawidłowo, gdzie powstają utrudnienia i jakie zmiany mogą przynieść największą wartość.
Dopiero na tej podstawie można zdecydować, czy wystarczy rozwinięcie istniejącego rozwiązania, czy potrzebne jest wdrożenie systemu lepiej odpowiadającego obecnej skali działalności.
System ERP powinien rozwijać się razem z firmą
Odpowiednio dopasowany system ERP nie jest jedynie narzędziem do przechowywania danych. Powinien wspierać codzienną pracę zespołu, zapewniać dostęp do wiarygodnych informacji oraz ułatwiać zarządzanie przedsiębiorstwem na każdym etapie jego rozwoju.
Exzanco, jako partner Comarch, wspiera firmy w analizie potrzeb, doborze rozwiązań ERP oraz ich dopasowaniu do rzeczywistych procesów biznesowych.
Jeżeli zauważasz w swojej organizacji opisane sygnały, warto sprawdzić, czy obecny system nadal wspiera rozwój przedsiębiorstwa — czy powoli zaczyna go ograniczać.
